ZOOMウェビナーでの研修会運営について

こんにちは。理学療法士のみっちです。

今回は現在各方面で行われているZOOMウェビナーを利用した研修会運営について書きたいと思います。

１．ZOOMウェビナーとは

　ZOOMウェビナーとは、ZOOMが提供しているウェブ研修ツールです。ZOOMのproアカウント以上でオプションとしてウェビナーを付ける事ができます。

　ZOOMミーティングとの違いで最も顕著な違いは、「参加者同士の顔が見えない事」「講師側から視聴者の顔が見えない事」じゃないでしょうか。その他、研修会に必要な機能がミーティングとは違い、充実している点です。

　WEBで研修を行う時に皆様も自分の顔や部屋が他の人に見られていないか、講師から見えていないか、が気になって中々参加を躊躇している方もいるのではないでしょうか。ZOOMウェビナーはそういった心配は基本的に無いと言っていいでしょう。

２．ZOOMウェビナーの機能

　ZOOMウェビナーの機能としては、画面共有機能、チャット機能はもちろんのこと、Q＆A機能、実践セッション（研修本番前のリハーサルモード的なやつ）、後から研修の記録をだせるレポート機能があります。他にも研修登録者を承認制にできたり、返信メールをカスタマイズしたり、イラストや会社等のロゴを貼ってブランディングする事も可能です。

　特によく使うのは、実践セッションとレポート機能です。実践セッションは研修会前のリハーサル的な機能で、司会と講師の打ち合わせや、画面共有の確認などに利用できます。一通り確認や打ち合わせが終わったら「ブロードキャスト」して、実際に参加者を研修に参加させることができます。

　レポート機能は研修会参加者のリストや入退室の記録、Q＆Aでのやり取りなどを研修会終了後にCSVファイルで取り出す事が可能です。WEB研修の記録作成等に利用できるので、大変便利です。

３．ZOOMウェビナーの設定

　設定についてはミーティングとそこまで変わらないですがミーティングと違い「待機室」がないので、実践セッションは有効にしておいた方がいいと思います。また、参加者を手動承認か自動承認かを選べますので、先着順であれば自動承認、後ほど抽選や選定をするのであれば手動承認にしておいて、こちらで参加者を選ぶことも可能です。あとは、日時や時間などを入れるだけで結構簡単です。

４．ZOOMウェビナーでの研修会運営

４.１開催案内

　まずはZOOMウェビナーを使用した研修会を行う事を告知しないといけません。SNSやHPなどで研修会の告知を打ちます。研修会の1か月前までにはやっておかないといけません。開催案内にはテーマ、日時、申し込み方法、費用、決済方法などの記載が必要です。

４.２当日までの準備

　当日までに講師との打ち合わせ（講師への依頼は研修を行う半年前には済ませておくとよいでしょう）を行います。可能ならZOOMウェビナーを使ったリハーサルを済ませておくといいと思います。講師もZOOMウェビナーに慣れていないかもしれませんし、当日のトラブルをなるべく予防するためにもオススメします。これと同じ意味合いで、参加予定者向けのZOOMウェビナーの利用のリハーサルを検討してもいいかもしれません。研修当日になって「入室できない」「音が出ない」「スライドが見えない」など技術的なトラブルが生じると、対応が大変になります。

４.３当日の運営

　当日は受付時間より早めにZOOMウェビナーを立ち上げておきます。実践セッションを有効にしている場合は講師や共同で運営するスタッフをミーティングをしておきます。この際に注意が必要なのは、ブロードキャストした後は視聴者から運営側が丸見えである事です。おかしな私語や映像が筒抜けにならないように、カメラやマイクがOFFになっているかを確認した方が良いでしょう。研修会が開始されるまでは画面共有機能を使って、研修会のタイトルと開始までしばらくお待ちください的なスライドを共有しておいたり、受講の注意点や宣伝をスライドで流しておくと、参加者も安心すると思います。

　実際に研修が開始されたら、講師の講義を見守りつつ、チャットやQ＆Aに来た問い合わせなどの対応を行います。

４.４後日する事

　講師へのお礼や謝金の支払い、税金の支払い、参加者にアンケ―トを取っていればその集計や分析などを行います。参加者にお礼と次の研修会が予定されていれば、その連絡も合わせてしてもいいかもしれません。

５．まとめ

　コロナの影響でWEBでの研修が多数行われるようになりました。今後もしばらくはこの状況が続く事が予想されます。参加する側、主催する側どちらになってもいいように準備しておきましょう！